AI-driven schemaläggning i äldreomsorgen

Vår erfarenhet är att ribban för kravställning på de AI-genererade schemana bör ligga högt. Vår rekommendation är att man bör säkerställa att systemet faktiskt klarar av att lägga de scheman som man vill få ut. Det innebär att det är viktigt att involvera de personer som idag sköter schemaläggningen redan tidigt i upphandlingsprocessen. En bra övning är att verbalisera de outtalade schemaregler som idag sitter i väggarna. Att få med även dessa regler i kravställningen är avgörande för huruvida systemet faktiskt kommer vara användbart i praktiken.

Därutöver bör systemet kunna ge goda möjligheter att laborera med scenarier och skruva på olika parametrar. Vår erfarenhet är att goda laboreringsmöjligheter behövs för att få i gång en konstruktiv diskussion om hållbara kompromisser och förbättringar av regler och riktlinjer. Det är ofta i kloka schemabeslut som den största förbättringspotentialen finns, både för verksamhetens ekonomi och medarbetarnöjdheten.

Eftersom schemat är en viktig fråga som i hög utsträckning påverkar medarbetarnas liv kan det finnas en generell skepsis mot att förändra hur schemaprocessen ser ut, särskilt om upplevelsen blir en känsla av kontrollförlust till en ny typ av teknologi. Dessutom gör övergången till AI-driven schemaläggning schemaprocessen mer transparent och rättvis. Det upplevs positivt av många, men det kan vara bra att vara beredd på att personer som haft outtalade fördelar kan göra motstånd mot att förlora dem.

Därför tar vi med oss en tydlig lärdom om hur viktigt det är att involvera alla olika grupper tidigt i processen. Olika grupper bör involveras på olika sätt i olika stadier, där chefer och schemaläggare ofta har nytta av en grundlig utbildning i både den nya tekniken liksom i schema generellt, medan medarbetare och fackliga bäst involveras genom tät kommunikation och samverkan löpande inför och under införandet. Extra viktigt är det att förklara att det fortfarande är människan som har kontroll över schemat. Även politiker och högre beslutsfattare bör involveras och informeras löpande.

Även här är det viktigt att kunna laborera med olika inställningar och regler, och kunna presentera olika schemaförslag bredvid varandra. När vi har presenterat statistik och visualiseringar för olika schemaförslag, så har det varit enklare att förklara för medarbetare, fackliga och andra intressenter vilka konsekvenser olika schemaregler får på helheten och för individen. Att kunna prata samma språk röjer undan missförstånd och gör det lättare att samverka kring schemat.

Vi rekommenderar att man inför AI-driven schemaläggning genom att börja smalt med några utvalda pilotverksamheter. Deras framgångar kan sedan sprida nyfikenhet och inspirera andra att följa efter. Med fördel bör man välja ut pilotverksamheter som är villiga att ta sig an projektet och är nyfikna på den nya tekniken.

En stor del av förändringsarbetet och viktiga vägval görs i samband med att de första verksamheterna rullar på. Efterföljande verksamheter kan dra nytta av insikterna och vägvalen, och deras införande kan därför gå snabbare.

Vår erfarenhet är att det ställs ännu högre krav på tekniken vid bred utrullning. Nu är det många olika typer av verksamheter, med många olika typer av schematekniska förutsättningar, som ska få sina behov tillgodosedda. Det är viktigt att ha detta i åtanke redan i upphandlingsfasen.

Vår rekommendation är att projektledningen bör följa samma upplägg som under pilotfasen, det vill säga, att nya verksamheter rullar på successivt. Vår erfarenhet är att man bör avsätta gott om tid till förändringsledningen, parallellt med införandet av den nya tekniken. Med teknikens stöd upptäcker man att tidigare schemabeslut ibland har flugit under radarn, eller så konfronteras man med outtalade förväntningar på schemat som ”sitter i väggarna”. Man kan alltså behöva omvärdera sina schemaregler när man får se konsekvenserna av dem svart på vitt.