Initiativtagare:

Västra Götalandsregionen

Västra Götalandsregionen har publicerat fakturor som öppna data. Med en automatiserad export av data, tydliga urvalskriterier och stark samverkan mellan olika funktioner har regionen minskat administration och stärkt kvaliteten.

Västra Götalandsregionen hanterar årligen ca 1,7 miljoner leverantörsfakturor. Uppgifterna är offentliga, men varje utlämnande kräver manuell handläggning, sekretessprövning och samverkan mellan ekonomi- och inköpsfunktioner.

Utmaningen var att:

Öka transparensen i användningen av offentliga medel
Minska administrativ belastning
Säkerställa korrekt sekretess- och dataskyddshantering
Skapa en långsiktigt hållbar och automatiserad lösning

Västra Götalandsregionen ansvarar för hälso- och sjukvård, kollektivtrafik, kultur och regional utveckling och har cirka 57 000 anställda. Organisationen styrs genom 33 politiska nämnder och styrelser och är strukturerad i förvaltningar och bolag med eget verksamhets- och informationsansvar. I en decentraliserad organisation där varje nämnd och styrelse äger sin information saknades en gemensam och rättssäker modell för hur leverantörsreskontran kunde publiceras som öppna data. Den decentraliserade modellen innebär att varje nämnd eller styrelse ansvarar för sin data. Gemensam publicering av ekonomisk information kräver därför samordning mellan självständiga informationsägare och förankring på både politisk och tjänstemannanivå.

Återanvändbarhet

Lösningen kan återanvändas utan begränsningar

Komplexitet: hög

Lösningen är genomgripande, berör många funktioner eller hela processer, och kännetecknas av starka beroenden mellan delarna. Införandet kräver bred samverkan och betydande specialistkunskap.

Diskutera lösningen på Dela digitalt

Detaljer

Lösning

Under 2022 initierades projektet på uppdrag av regionens ekonomidirektör, mot bakgrund av lagen om öppna data (2022:818). Syftet var att möjliggöra proaktiv publicering av grundläggande leverantörsfakturadata som öppna data för att öka transparens och delaktighet, skapa bättre ordning och datakvalitet i ekonomisystemen, minska administration kopplad till fakturaförfrågningar och samtidigt främja innovation och nya samhällstjänster genom återanvändbar data. Grundläggande fakturainformation görs därmed direkt tillgänglig, medan kompletterande uppgifter vid behov begärs via en särskild e-tjänst.

Initiativet godkändes av regionledningen. En omfattande risk- och konsekvensanalys genomfördes, särskilt kring sekretess, personuppgifter, säkerhet och upphandlings- och konkurrensfrågor. Den juridiska och säkerhetsrelaterade analysen var mest tidskrävande.

Projektet organiserades med kompetenser från flera funktioner. Informationsansvariga identifierades i samtliga verksamheter, inom ekonomifunktionen cirka 40 ekonomichefer och ekonomidirektörer. Dessa fattade gemensamt beslut om regional publicering.

En automatiserad exportfunktion utvecklades inom befintlig systemmiljö. Publiceringen sker via regional dataportal och nationell standard. Publiceringslistans innehåll togs fram genom ett gemensamt arbete mellan ekonomi, juridik, informationssäkerhet, digitalisering, inköp och servicefunktioner. Särskilt skyddsvärda uppgifter exkluderades. Datamängden strukturerades enligt Nationella Dataverkstadens designprinciper för öppna data.
Från januari 2025 publiceras fakturadata månatligen för samtliga förvaltningar, med undantag för konkurrensutsatt verksamhet.

Här kan du läsa mer om principer för att tillgängliggöra information.

Resultat

Arbetet med att publicera leverantörsfakturor som öppna data har lett till flera tydliga förbättringar i både processer och samverkan.

Genom att grundläggande fakturainformation nu finns tillgänglig direkt har transparensen ökat, samtidigt som förfrågningar från exempelvis media och allmänheten blivit mer avgränsade och lättare att hantera. Detta har i sin tur gjort handläggningen mer effektiv, både genom att ärendena blivit mer strukturerade och genom att kommunikationen mellan berörda funktioner har blivit smidigare.

Satsningen har även bidragit till en märkbar förbättring av konteringskvaliteten. Genom att reskontran strukturerats tydligare har det blivit möjligt att i högre grad utnyttja automatisk kontering och robotstöd i ekonomiprocesserna. Detta har ökat träffsäkerheten i konteringar, minskat behovet av manuella korrigeringar och stärkt precisionen i både uppföljning och redovisning. Effekten är en mer robust och kvalitetssäkrad ekonomihantering.

Publiceringsarbetet har också lett till en strukturerad och systematisk utveckling av datakvalitet inom organisationen. Fakturadata har fått en tydligare prioritet i redovisningsnätverket, vilket har bidragit till att standardisera arbetssätt och successivt höja den övergripande datakvaliteten. Den kontinuerliga uppföljningen genom indikatorer, såsom antal ärenden, handläggningstid, samverkanstid och konteringskvalitet, har gjort det möjligt att både följa utvecklingen över tid och identifiera nya förbättringsområden. Sammantaget har lösningen inte bara skapat större öppenhet utan även fungerat som ett konkret stöd i att effektivisera och modernisera ekonomiprocesserna.

Kostnad och investering

Kostnaderna har i huvudsak varit interna: juridik, projektledning, IT, ekonomi samt utveckling av exportfunktion och material. Driftkostnaden är låg tack vare automatisering.

Process

Process för leverantörsfakturor

flode-fakturor-vgr

Flödesbild över processen

Värde

Minskat antal förfrågningar

Västra Götalandsregionen kan se hur antalet förfrågningar minskat. Såhär ser det ut när första kvartalet jämförs för de senaste åren:

Första kvartalet 2024: 53 förfrågningar
Första kvartalet 2025: 37 förfrågningar
Första kvartalet 2026: 19 förfrågningar

Ökad kvalitet för kontering

Satsningen har bidragit till en märkbar förbättring av konteringskvalitet. Genom att reskontran strukturerats tydligare har det blivit möjligt att i högre grad utnyttja automatisk kontering och robotstöd i ekonomiprocesserna. Detta har ökat träffsäkerheten i konteringar och minskat behovet av manuella korrigeringar.

Så kommer du igång!

Tips till andra som vill publicera

Organisationer som vill publicera leverantörsfakturor eller andra datamängder som öppna data behöver tänka både strategiskt, organisatoriskt och juridiskt. Erfarenheterna frånVästra Götalandsregionen visar att framgången bygger på flera centrala delar som med fördel kan planeras in redan från start.

Ett av de viktigaste stegen är att skapa en tydlig och tidig förankring. Säkerställ att initiativet godkänns av högsta ledningen och att informationsansvariga identifieras i samtliga berörda verksamheter. En gemensam beslutsyta och tydlig mandatfördelning förenklar införandet väsentligt och minskar risken för oklarheter under resans gång.

En annan central framgångsfaktor är bred samverkan och en strukturerad riskanalys. Projektet bör organiseras med kompetenser från flera funktioner, såsom ekonomi, juridik, informationssäkerhet, IT och verksamhetsstöd. Det är viktigt att genomföra en omfattande risk- och konsekvensanalys som särskilt tar hänsyn till sekretess, personuppgifter, säkerhet och konkurrensaspekter. Erfarenheten visar att den juridiska och säkerhetsrelaterade analysen ofta är den mest tidskrävande delen – därför bör den startas tidigt och ges goda resurser.
Förutsättningarna för införande behöver också vara tydligt definierade. Ett lyckat införande förutsätter starkt ledningsstöd, ett gemensamt beslut bland informationsansvariga, en gedigen juridisk analys, ett aktivt arbete med förändringsledning och en successiv utrullning som ger utrymme för lärande och justeringar. Att arbeta stegvis, exempelvis genom piloter, kan skapa trygghet och förbättra kvaliteten på lång sikt.
Organisationer behöver även planera för ansvar och förvaltning på ett tydligt sätt. Det ska vara klart vem som ansvarar för sekretessbedömningar, urvalskriterier, datakvalitet och hur förändringar i verksamheten ska hanteras över tid. Ett strukturerat förvaltningsansvar gör att lösningen blir långsiktigt hållbar och minskar risken för att kvaliteten försämras när organisationen förändras.

Kostnadsbilden är också viktig att förstå tidigt. Arbetet kräver framför allt intern tid och kompetens – juridik, projektledning, IT, ekonomi samt framtagning av exportfunktion och material. Den goda nyheten är att driftkostnaden blir låg när publiceringen väl är automatiserad. Investeringen handlar därför främst om att bygga upp rätt förutsättningar, struktur och rutiner, snarare än om omfattande teknisk utveckling.
Sammanfattningsvis handlar en lyckad satsning på öppna data inte bara om teknik, utan minst lika mycket om organisation, ansvar, juridik och samverkan.

Västra Götalandsregionen delar gärna med sig av mer information om sina urvalskriterier, integrationer eller om den tekniska lösningen, se kontaktuppgifter nedan.

Dokument och länkar

Kontaktpersoner

Leman Isik

Ledningsstrateg

leman.isik@vgregion.se

070 - 082 40 86

Lösningen används även av följande organisationer

Göteborgs stad

Leverantörsfakturor som öppna data