• Börja i de lokala välfärdsutmaningarna: klimatförändringar, demografiska skiften, digitalisering, sjunkande tillit till demokratin och ett förändrat säkerhetsläge. 

• Syftet är att skapa en plats där invånare, föreningar och näringsliv kan mötas för att bidra med sina perspektiv och resurser, eftersom kommunen inte kan eller har resurserna för att ensam bära hela ansvaret. 

1. Mandat och startbudget – förankra i förvaltningen/tjänstemannanivå. Starta med en avgränsad budget (exempel Kungsbacka: 1,5 miljon kr). 
2. Plats och teknik – välj en plats där människor redan rör sig (t.ex. galleria, bibliotek, torg). Säkra enkel teknik för presentationer, workshops och mindre event. 
3. Bemanning – börja smått: öppet begränsade dagar/veckor, bemanning i samband med event. Rekrytera internt via intranät och interna föreläsningar om ”så här kan du hålla event”.  
4. Första innehållet – starta med lågtröskelaktiviteter: en föreläsning, en enkel utställning, en barnvänlig aktivitet. Viktigast är att skapa samtal – inte perfekta lösningar. 
5. Kommunikation – gör en första kampanj för att nå ut (exempel: annonser om öppningen). Låt intern kommunikation stötta. 
6. Riskhantering – var beredd på att bemanningen blir svår; stötta personalen genom guidning och exempel. Låt cheferna trycka på nyttan. 

Exempel från Kungsbacka Live: 

Piloten öppnade april 2023 i Kungsmässan. Öppet mån–ons 10–16. 

Event på teman som friluftsliv med geten Börje, ”bajsbasket” om avlopp, föreläsningar om digital trygghet. 

Fokus på att prata om svåra ämnen på ett lättillgängligt sätt. 

Första testet visade att utställningar med tydliga teman underlättade för invånare att delta och föreställa sig framtiden. 

När skala upp? 

När du ser att: 

• pilotens aktiviteter drar besökare, 

• andra förvaltningar börjar nyttja rummet, 

• invånare efterfrågar mer, 

• behovet av systematik (bemanning, bokningar, program) växer. 

Så gör du i praktiken: 

Organisation och styrning 

• Skapa en styrgrupp med chefer från flera förvaltningar. 

• Inför samordnare från varje förvaltning för bemanning. 

• Förtydliga roller: projektledare, koordinator, kommunikatör. 

Bemanning och öppettider 

Utöka stegvis: 

• Först bemanning vid event. 

• Därefter fasta öppettider vardagar. 

• Till sist helger och kvällar (i Kungsbacka: 10–20 på vardagar, 10–18 helger). 

• Ta in timanställda för att täcka kvällar/helger. 

Program och innehåll 

• Arbeta med tematiska utställningar som ramar in framtidsfrågor (6 månader per tema). 

• Bygg variation: workshops, föreläsningar, spontana dialoger, lättsamma event. 

• Lyft både barnvänliga aktiviteter och tunga samhällsfrågor. 

Kommunikation och delaktighet 

• Bygg långsiktiga kampanjer. 

• Låt partners (föreningar, företag, förvaltningar) dela vidare. 

• Jobba aktivt med synlighet i sociala medier, annonser, press. 

Standardisera processer 

• Bokning (enkelt digitalt system med igenkänning). 

• Programläggning (fördela mellan återkommande arrangörer). 

• Risk- och arbetsmiljö (särskilt för ensamarbete). 

• Uppföljning (enkla KPI:er som besök, press, kvalitativa insikter). 

Effekter och lärdomar 

• Utställningar fungerar bäst för att ge fördjupning. 

• Barnaktiviteter drar med vuxna och skapar bredare engagemang. 
• Lättsamma event når fler – men kombinationen av lättsamt och seriöst är nyckeln. 

Långsiktighet och policyer 

• Ägarskap hos flera förvaltningar → gemensam driftbudget. 

• Policy: neutral plats (icke-politisk, icke-kommersiell, ingen religiös utövning). 

• Löpande utveckling av tillgänglighet. 

Exempel på milstolpar i Kungsbacka Live: 

• Idé 2022 → pilot april 2023. 

• År 1: förlängning istället för permanentning. 

• 2024–2025: utställningar om klimat, demografi/hälsa, demokrati. 

• 2025: arbete pågår för permanentning, nästa tema Trygghet och frihet.

Råd till andra kommuner

Kom igång på 4–8 veckor:

• Ta en befintlig plats där folk redan är. 

• Avgränsa öppettider (t.ex. 2-4 dagar/vecka). 

• Starta med en enkel aktivitet och en första kampanj. 

• Sätt en intern projektledare + styrgrupp med mandat. 

Skala upp på 6–12 månader: 

• Bygg en tydlig struktur för bemanning och samordnare. 

• Arbeta med tematiska utställningar som ramar in svåra frågor. 

• Säkerställ budget för kommunikation och timpersonal. 

• Skapa en gemensam styrgrupp med chefer från flera förvaltningar. 

Fallgropar att undvika: 

• Att tro att bemanningen löser sig själv. 

• Att öppna utan tydliga teman → svårt för invånare att förstå syftet. 

• Att överskatta sociala medier-kommentarer som ”sanningen”. 

• Att göra rummet politiserat eller kommersiellt. 

• Politisk och organisatorisk förankring – att ledning och politiker står bakom satsningen långsiktigt.
• Resurser – basfinansiering och bemanning för att kunna hålla platsen levande och professionellt driven.
• Flexibel struktur – tydliga ramar men frihet att anpassa innehåll, teman och format efter aktuella behov.
• Samverkan och partnerskap – vilja från förvaltningar, civilsamhälle, föreningar och näringsliv att aktivt delta.
• Kommunikationskanaler – att invånare vet att Live finns, vad de kan förvänta sig och hur de kan bidra.
• Tillgänglig fysisk plats – central, öppen och inbjudande lokal som underlättar vardagsbesök.
• Utvärdering och lärande – systematik för att samla insikter, mäta effekter och justera arbetet över tid.

Ekonomiska resurser

• Basfinansiering för drift (lokalhyra, teknik, underhåll).
• Medel för program & aktiviteter (utställningar, workshops, föreläsningar, event).
• Kommunikation & marknadsföring för att nå ut till invånare och partners.
• Flexibel innovationspott för att kunna testa nya idéer snabbt.
• Total budget för Kungsbacka kommun 2,3 miljoner kronor.

Mänskliga resurser

• Projektledning och koordinering för att hålla ihop helheten.
• Kommunikatör som kan översätta komplexa frågor och skapa kommunikativt innehåll för att få in besökare.
• Event/facilitatorer för möten, dialoger och aktiviteter.
• Teknisk support för skärmar, ljud, digitala plattformar.
• Volontärer/ambassadörer från föreningsliv och civilsamhälle som förstärker.

Materiella resurser

• Tillgänglig och central lokal. En yta som människor naturligt söker sig till.
• Flexibel inredning och teknik (modulära möbler, skärmar, interaktiva stationer).
• Utställningsmaterial (grafik, tryck, scenografi).
• Digitala verktyg för dialog, insamling av idéer och delaktighet online.

Organisatoriska resurser

• Politiskt och organisatoriskt mandat att experimentera/målsökande process.
• Samverkansstrukturer med förvaltningar, föreningar och näringsliv.
• Rutiner för uppföljning och lärande så att erfarenheter tas vidare i kommunen.