Rekrytering med AI-stöd sparar tid

Lösning

Hubert är ett AI-baserat rekryteringsstöd som används för att effektivisera de tidiga delarna av rekryteringsprocessen. Syftet är att avlasta rekryterande enhet från tidskrävande moment, samtidigt som kandidater erbjuds en mer tillgänglig och likvärdig rekryteringsprocess.

Kandidaterna skickar in en vanlig ansökan, och får sedan en länk till intervju som utförs i en sluten chattkonversation mellan AI-stödet och kandidaten. I en textbaserad intervju ställer AI-stödet frågor som den rekryterande enheten har sammanställt utifrån kravprofilen, och kandidaten besvarar frågorna skriftligt direkt i chattkonversationen. Svaren lagras under rekryteringsprocessen i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning och är tillgängliga för den rekryterande enheten.

En förenklad bild av Sjöbos rekryteringsprocess:

Det AI-stödet gör:

• Möter kandidaterna i ett tidigt skede
• Ställer strukturerade intervjufrågor
• Sammanställer och strukturerar svaren
• Ger den rekryterande enheten ett likvärdigt och jämförbart underlag

Det den rekryterande enheten gör:

• Skapar annons och kravprofil
• Tolkar resultaten från AI-stödet
• Genomför fortsatt urval, intervjuer och bedömningar
• Fattar beslut om anställning

Det är alltid den rekryterande enheten som:

• Beslutar vilka krav, kompetenser och urvalskriterier som gäller
• Bestämmer vilka frågor som ska ställas utifrån kravprofilen
• Ansvarar för hur resultaten används i det fortsatta urvalet

AI är därmed ett stöd och ett strukturerat bedömningsverktyg, inte en självständig beslutsfattare.

AI-stödet analyserar kandidaternas svar utifrån de krav och kriterier som arbetsgivaren har definierat för den aktuella tjänsten, till exempel:

• Formella krav (utbildning, erfarenhet)
• Kompetenser och färdigheter
• Beteendebaserade kriterier eller arbetssätt

Sedan poängsätter (”score-ar”) AI-stödet kandidaternas svar utifrån en förutbestämd kravprofil, där vissa svar ges högre vikt. Poängsättningen används enbart som stöd i urvalsprocessen.

Hur har AI-stödet tagits emot?

Samtliga kandidater får möjlighet att skatta sin upplevelse av chatt-intervjun direkt efter genomförd intervju. Resultaten visar överlag mycket positiva omdömen. Vid fortsatt kontakt i rekryteringsprocessen tillfrågas kandidater om sin upplevelse, och även där är responsen genomgående positiv. Kandidaterna lyfter särskilt:

• Tydliga frågor
• Hög tillgänglighet
• Ett mer avslappnat intervjutillfälle

Medarbetarna på rekryteringsenheten upplever att AI-stödet är till stor nytta, bland annat eftersom kandidater kan vara svåra att nå under kontorstid och Hubert är tillgänglig dygnet runt. Det bidrar också med ett strukturerat och tillförlitligt underlag från intervjutillfället, som rekryterare kan ta del av i sin helhet.

Innan införandet av AI-stödet användes så kallade urvalsfrågor i rekryteringsprocessen som fyllde en liknande funktion. AI-stödets sätt att föra dialogen upplevs som mer lättsamt och det har bidragit till mer utförliga och kvalitativa svar från kandidaterna.

Nackdelar

• Behov av förändringsarbete
• Frågor kring transparens och förståelse för AI
• Viss oro för att tekniken ska ersätta mänsklig bedömning

Fördelar

• Betydande tidsbesparing i tidiga rekryteringssteg
• Mer strukturerade och likvärdiga processer
• Förbättrad kandidatupplevelse
• Bättre beslutsunderlag för rekryterare

Sammantaget har fördelarna bedömts överväga nackdelarna.

Resultat

Implementeringen av AI-stödet har gett flera tydliga fördelar:

Tidsbesparing: Vi sparar cirka 45 minuter per kandidat, vilket motsvarar totalt cirka 10 arbetsveckor under sommarrekryteringen.

Snabbare beslutsfattande: Vi kan gå från ansökan till beslut på bara några dagar istället för veckor. Detta gör att risken att vi tappar bra kandidater minskar och vi kan säkra våra volymrekryteringar under hektiska perioder såsom sommaren.

Rättvis och strukturerad bedömning: AI-stödet säkerställer att alla kandidater bedöms utifrån samma kriterier, vilket minskar risken för subjektivitet.

Effektivare arbete för rekryterare: Genom att AI-stödet tar hand om screening och initiala telefonintervjuer kan rekryterare fokusera mer på kvalitativa möten med de mest lovande kandidaterna.

Förbättrad kandidatupplevelse: Kandidater får en smidig och tydlig process, helt digital och användarvänlig när det passar de själva.

Om juridiken

Att använda AI för den här typen av rekryteringsstöd innebär med stor sannolikhet att det klassas som högrisk-AI enligt AI-förordningen, bilaga III. Detta ställer långtgående krav på den kommun som vill använda sig av AI för rekryteringsstöd, och även på en eventuell leverantör. Det blir därför väldigt viktigt att kommunen gör ett gediget förarbete när det gäller de juridiska förutsättningarna, och ser till att åtgärder vidtas för att lagstiftningen uppfylls.

Dokument och länkar

• Film: Chatbotintervjuer som urvalsmetod (öppnas i ny flik)