Lösningsbeskrivningen är delvis baserad på underlag från Urban Twin Transition Center (UTTC).
Transparenta transporter – Digital plattform för samlastning av last mile-leveranser
Helsingborgs stad kan med stöd av en digital plattform göra kommunens last-mile-leveranser transparenta och därmed möjliggöra frivillig samlastning, vilket ger effektivare transporter, bättre leveransmiljö och starkare underlag för uppföljning och upphandling.
Detta är en lösning från SKR:s plattform för delning av digitala lösningar mellan kommuner och regioner.
Initiativtagare:
Helsingborgs stad
Helsingborgs stad saknade insyn i kommunens faktiska leveransflöden. Utan information och statistik om leveranserna hade staden svårt att följa upp utvecklingen, utvärdera åtgärder eller analysera flödena för att skapa bättre styrning och förbättring av leveransstrukturen. Lösningen är en digital plattform för transparenta transporter som bygger på appen Sam och en webbvy. Leveranser till utpekade kommunala adresser registreras via geofencing och tidsstämplar och visualiseras i en gemensam översikt. Det ger kommunen och leverantörer ett underlag för att identifiera mönster som kan vara intressanta för andra leverantörer som staden har handlat upp. Syftet med att tillgängliggöra data om leveranser var att möjliggöra frivillig samlastning utan att staden tillhandahöll en logistikcentral eller bestämde om eller var en omlastning skulle ske. Påvisade nyttor är effektivare leveranser, förbättrad leveransmiljö samt bättre uppföljningsunderlag för förändrade arbetssätt och kravställning i upphandling.
Återanvändbarhet
Lösningen kan återanvändas utan begränsningar
Komplexitet: medel
Lösningen spänner över flera funktioner eller delar av en process, med vissa ömsesidiga beroenden. Införandet kräver samverkan mellan ett antal kompetenser och viss specialistkunskap.
Detaljer
Helsingborgs stad hade höga ambitioner inom hållbar offentlig upphandling, men saknade en samlad och tillförlitlig bild av vilka transporter kommunens egna inköp faktiskt gav upphov till. Leveranser till skolor, vårdboenden och andra kommunala enheter skedde utan gemensam överblick: olika förvaltningar och verksamheter beställde varor var för sig, vid olika tidpunkter och från flera leverantörer, utan samordning eller gemensamma rutiner. Det gjorde att leveranser ofta blev många, små och överlappande – ibland flera turer till samma adress samma dag, vilket ökade både kostnader och klimatpåverkan.
Den fragmenterade leveranssituationen skapade också konkreta problem i vardagen. Fler in- och utpassager med tunga och lätta fordon nära känsliga miljöer som skolor innebar mer buller, mer trängsel och en mer störande och otrygg leveransmiljö för elever, personal och mottagare. När transportflödena inte var synliga blev det dessutom svårt att förstå vad som drev dem: småbeställningar, otydliga beställningsrutiner, brist på gemensamma leveransfönster eller ineffektiv planering hos leverantörer och transportörer.
Kommunen saknade samtidigt förutsättningar att följa upp avtal och klimatmål. Utan standardiserad data om antal leveranser, frekvens, tidpunkter och mönster gick det varken att mäta nuläget, bedöma effekter av förändringar eller ställa träffsäkra krav i kommande upphandlingar. Behovet blev därför både ökad transparens i leveransflödena som stöd för analys av samlastningsmöjligheter och bättre underlag om leveranserna, utan att bygga en kommunal logistikcentral eller införa en central samordningsaktör.
Lösning
Lösningen är en digital datadelningsplattform som gör kommunens faktiska leveransflöden synliga och därigenom skapar förutsättningar för frivillig samlastning, utan att kommunen behöver införa en logistikcentral, mellanlager eller upphandla en central samordningsaktör.
Kärnan i lösningen är appen Sam och ett gemensamt webbgränssnitt. När en leverans påbörjas och när den anländer till en kommunal enhet registreras händelser automatiskt med tidsstämplar och positionslogik. Det sker genom geofencing: kommunala leveransadresser definieras som “geostaket”, och när fordon passerar dessa zoner loggas ankomst (och kan kopplas till avfärd från lager/samlingsplats). Den insamlade datan visualiseras i en kartvy och i sammanställningar som ger en gemensam lägesbild av när, hur ofta och till vilka adresser leveranser sker. Leverantörerna delar också kontaktinformation så att samarbeten enkelt kan initieras.
Plattformen bygger på öppna standarder och öppna data-principer, och är utvecklad med öppen källkod, vilket sänker tröskeln för vidareutveckling och lokal anpassning. Grundidén är att ju fler aktörer som delar data (leverantörer, transportörer och kommunala beställarfunktioner), desto bättre blir möjligheten att identifiera överlapp, matcha leveranser och hitta samlastningsmöjligheter tidigt i logistikkedjan.
I Helsingborg testades upplägget i ett pilotprojekt med Rönnowska skolan som testarena. Piloten visade att när leveransmönster blir transparenta kan flera aktörer själva börja samlasta och effektivisera sina upplägg utan krav på ekonomisk kompensation från kommunen. Parallellt får kommunen ett konkret dataunderlag för uppföljning och kommande upphandlingar, där man kan ställa mer träffsäkra krav på leveransstruktur, klimatprestanda och rapportering.
Resultat
Lösningen skapar nytta genom att göra kommunens leveransflöden synliga och därmed skapa förutsättningar för frivillig samlastning och effektivare leveransstruktur. Ett konkret resultat från Helsingborg är att ett nytt avtal med Skånemejerier blev 18 % billigare, vilket kopplas till färre och mer effektiva transporter. Leveranserna upplevdes dessutom som tystare, tryggare och säkrare, vilket förbättrar leveransmiljön vid kommunala verksamheter.
På klimatsidan pekar caset på flera mekanismer: minskade utsläpp genom färre last-mile-transporter, samt genom högre fyllnadsgrad och effektivare utnyttjande av transportutrymmet. Samtidigt noteras att ökade data- och serverbehov kan ge marginella utsläpp. Eftersom lösningen är i ett tidigt skede saknas ännu fullständig data för total klimatnytta i Helsingborg, men kommunens beräkning från en genomförd demo visar minskade utsläpp motsvarande 3,5 ton CO2e per år.
UTTC lyfter samtidigt att exakta klimatberäkningar är svåra i nuläget eftersom framtida användning, branscher och transportlängder ännu inte är definierade och eftersom det är oklart hur representativt democaset är när lösningen skalas (inklusive leverantörer utanför kommunen). Trots detta bedömer UTTC att sannolikheten för utsläppsminskning är stor, med hänvisning till exempel från andra kommuner (t.ex. en liknande lösning i Södertörn med beräknad utsläppsminskning på 88 %) och till forskning som pekar på en generell potential på omkring 50 %.
Utöver direkta effekter ger plattformen bättre underlag för uppföljning och utveckling av arbetssätt, inklusive möjlighet att skärpa krav i upphandlingar och förbättra beställarbeteenden över tid.
Kostnad och investering
Drift av webbmiljö kostar Helsingborgs stad cirka 6 000 kronor per månad. Den kostnaden kommer sjunka avsevärt om vi blir fler kommuner och om vi hittar en bättre lösning på var data om leveranser ska samlas.
Kostnad och investering för en kommun som vill införa lösningen beror främst på införandeupplägg och ambitionsnivå, snarare än licenser. Eftersom lösningen bygger på öppen källkod är den typiska kostnadsbilden i stället kopplad till (1) teknisk etablering och drift, och (2) förändringsledning och samverkan med leverantörer.
En mottagarkommun bör räkna med följande kostnadsposter:
- Teknisk etablering: konfigurera webbmiljö/visualisering, sätta upp behörigheter och förvaltningsrutiner, samt skapa och underhålla kommunens geofencade adresser (t.ex. skolor, vårdboenden).
- Drift och förvaltning: hosting, övervakning, support och vidareutveckling (särskilt om kommunen vill gå från pilot till breddinförande).
- Onboarding av företag: praktisk anslutning av leverantörer/transportörer (rutiner, utbildning, support till förare) och löpande arbete för att säkra datakvalitet.
- Juridik och informationssäkerhet: bedömning av personuppgifter, avtal och informationshantering, inklusive eventuellt DPIA.
För en kommun som börjar i liten skala (1–2 pilotmottagare och ett fåtal leverantörer) är kostnaden i första hand arbetstid och enkel teknisk etablering. Vid breddinförande till många enheter blir de dominerande kostnadsdrivarna förvaltning, leverantörsanslutning och kravställning i upphandling (dvs att göra datadelning och rapportering till en del av ordinarie avtal).
Värde
Ett nytt avtal med Skånemejerier blev 18 % billigare, vilket kopplas till färre och mer effektiva transporter. Leveranserna upplevdes dessutom som tystare, tryggare och säkrare, vilket förbättrar leveransmiljön vid kommunala verksamheter.
Kommunens beräkning från en genomförd demo visar minskade utsläpp motsvarande 3,5 ton CO2e per år.
UTTC bedömer att sannolikheten för utsläppsminskning är stor, med hänvisning till exempel från andra kommuner (t.ex. en liknande lösning i Södertörn med beräknad utsläppsminskning på 88 %) och till forskning som pekar på en generell potential på omkring 50%.
Så kommer du igång!
Dokument och länkar
Kontaktpersoner
Linda Bermin
