Införa och förvalta

När en lösning går från pilot till vardag behöver kommunen eller regionen säkerställa att den både införs och förvaltas på ett hållbart sätt. Det handlar om tydliga roller, ansvar, resurser och tidsramar, men lika mycket om människorna som ska använda och utveckla lösningen.

En genomtänkt implementering börjar redan i pilotfasen. För digitala lösningar behöver ni tänka på informationssäkerhet, juridik och tekniska integrationer. Inför ett breddinförande är det viktigt att definiera risker och beroenden, t.ex. juridiska, tekniska och organisatoriska och att det finns avtal, support och en exitstrategi.

Gör lösningen förvaltningsbar

Planera för skalbarhet och förvaltning redan i ett tidigt skede. Designprinciper som reproducerbarhet, flexibilitet och hållbarhet hjälper er att tänka långsiktigt. Utse en produktägare eller ansvarig person som blir kontaktpunkt för drift, support och utveckling. Se till att det finns både tekniskt och organisatoriskt stöd så att lösningen inte bara införs utan även underhålls och utvecklas över tid. För vissa lösningar kan drift, support och utveckling helt eller delvis läggas hos en extern part.

Följ upp, justera och lär

Skalning är inte en slutpunkt utan en del av en lärandeprocess. Efter införandet behöver ni mäta resultat, justera baserat på lärdomar och införa förbättringar. Feedbackloopar på flera nivåer i organisationen ökar engagemanget, stärker lärandet och säkerställer att förändringen kan skalas på rätt sätt. Beräkna effekter och kostnader och gör en riskbedömning som underlag för beslut.

När steget är klart har ni:

• Gjort lösningen till en naturlig del av vardagen genom nya rutiner och arbetssätt som stödjer det nya.
• Skapat ett förvaltningsupplägg med tydliga roller, processer och kontaktvägar för drift, support och vidareutveckling.
• Säkrat informationssäkerhet och juridisk efterlevnad samt lagt grunden för avtal och exitstrategier.
• Engagerat medarbetare genom utbildning, stöd och möjlighet till reflektion.
• Byggt ett system för uppföljning, mätning och kontinuerlig förbättring med feedbackloopar på flera nivåer.
• Lagt grunden för långsiktig förankring i organisationens kultur och för framtida skalning av lösningen.

Tips för ett framgångsrikt införande

• Involvera både interna och externa resurser i ert beslutsunderlag – ledning, ekonomi, HR och externa experter kan ge värdefulla insikter.
• Ta hjälp av verktyg som Rutinhjulet för att översätta lösningen till nya rutiner i vardagen. Genom enkla reflektionsfrågor och en visuell modell kan teamet tillsammans identifiera vilka vanor som behöver förändras, designa nya rutiner och följa upp hur de etableras. Små förändringar, genomförda tillsammans, skapar stor förflyttning.
• Fira delmål och framgångar under resans gång. Det stärker engagemanget och visar att förändringen gör skillnad.
• När ni presenterar ert beslutsunderlag till ledningen: beskriv tydligt pilotens resultat, lärdomar och förslag på vidareutveckling samt förvaltning.