Automatiserad process för betygskataloger

Initiativtagare:

Kungsbacka kommun

Kungsbacka kommun har skapat en digital och automatiserad process för betygskataloger som ersätter manuella och pappersbaserade moment.

Återanvändbarhet

Upphandling, licens eller annat avtal krävs

Komplexitet: medel

Lösningen spänner över flera funktioner eller delar av en process, med vissa ömsesidiga beroenden. Införandet kräver samverkan mellan ett antal kompetenser och viss specialistkunskap.

Diskutera lösningen på Dela digitalt

Detaljer

Kungsbacka kommun hade tidigare en mer manuell process där lärare skrev under fysiska dokument och när det ibland blev fel behövdes nya utskrifter och nya signaturer.

Lösning

Kungsbacka kommun har utvecklat en helt digital och automatiserad process för hantering av betygskataloger i grundskolan. Processen kombinerar:

RPA-robot som hämtar betygskataloger och metadata
API-integrationer för att skapa underskriftsuppdrag
Elektronisk underskrift med e-legitimation
Automatisk e-arkivering av signerade handlingar

Vid ett fastställt datum loggar roboten in i skolsystemet, hämtar cirka 2 700 kataloger och initierar underskriftsflödet. Lärare får meddelande och signerar digitalt. Lärare behöver inte befinna sig på skolan för att skriva under. Administratörer kan följa processen i realtid via rapportvy. Avvisade kataloger hanteras automatiskt genom ny utskickad version.

Resultat

Processen är i produktion och Kungsbacka kommun har eliminerat manuella moment, papper och fysisk arkivering. Det har också bidragit till bättre överblick, kvalitet och spårbarhet i betygshanteringen. Lärare och administratörer har fått ett mer effektivt arbetsflöde. Reaktionerna från medarbetarna har varit positiva och alla vill fortsätta med den automatiserade processen och digitala underskrifter.

Kostnad och investering

Utvecklingen är genomförd med interna resurser och kostnaden bestod av intern utvecklingstid.

Värde

Minskad arbetsbelastning

Skoladministratörer och lärare behöver lägga mindre tid än tidigare. Den tidigare manuella processen när skoladministratörerna skrev ut betygskatalogen på fysiskt papper tog totalt 136 timmar. Denna tid elimineras när roboten för arbetet. Roboten tar 20 timmar på sig.

Ökad säkerhet och spårbarhet

Processen har inneburit förbättrad säkerhet med koppling mellan underskrift och e-legitimation, en ökad spårbarhet och kontroll i processen och enklare åtkomst och sökbarhet i e-arkivet.

Så kommer du igång!

Test i liten skala

Fullskalig implementering

Dokument och länkar

Skolverkets föreskrift om betygskatalog (öppnas i ny flik)

Kontaktpersoner

Anna Ebeling

Utvecklare digitalisering

anna.ebeling@kungsbacka.se