Automatiserad schemagenerering frigör tid och stärker bemanningen
System för automatiserad schemagenerering kan kraftigt minska administrationen kring schemaläggning, ge bättre matchning mellan verksamhetens behov och tillgängliga personalresurser samt öka regelefterlevnaden.
System för automatiserad schemagenerering kan kraftigt minska administrationen kring schemaläggning, ge bättre matchning mellan verksamhetens behov och tillgängliga personalresurser samt öka regelefterlevnaden. Vid bred implementering har lösningen potential att frigöra tid för verksamheten, förbättra arbetsmiljön och bidra till ett mer effektivt resursutnyttjande.
Regionerna samarbetar sedan våren 2025 kring att ta fram konkreta stöd och underlag som kan underlätta snabb och effektiv implementering av beprövade AI-lösningar. Arbetet görs i samarbetsgrupper där regionerna bidrar med expertkompetens. Läs mer om samarbetet här: Artificiell intelligens, AI – SKR.
Automatiserad schemagenerering är den andra tillämpningarna som hanteras gemensamt inom regionernas AI-samarbete. Underlaget är avsett att fungera som ett stöd för regionerna, som själva avgör om och hur det ska användas. Det bygger på samarbetsgruppernas aktuella kunskap om området och är ett levande dokument som kommer att utvecklas i takt med att erfarenheter och ny kunskap tillkommer. Underlag som du finner längst ner på denna sida ska ses som ett första utkast.
Har du förbättringsförslag eller vill bidra med egna erfarenheter av automatiserad schemagenerering i regional verksamhet får du gärna återkoppla till samarbetsplattformen.
Se även exemplet från Tjörns kommun som delat sina erfarenheter.
Återanvändbarhet
Komplexitet: medel
Detaljer
Hälso- och sjukvården står inför betydande kompetensförsörjningsutmaningar samtidigt som vårdbehovet ökar. Schemaläggning är en komplex process som behöver ta hänsyn till bland annat verksamhetens behov, arbetstidslagstiftning, kollektivavtal, kompetenskrav och medarbetarnas önskemål. För många verksamheter innebär detta att chefer och schemaläggare lägger betydande tid på manuellt arbete för att skapa fungerande scheman. När schemaläggningen inte fungerar optimalt kan konsekvenserna bli ökad övertid, högre kostnader för hyrpersonal, sämre arbetsmiljö och ett mindre effektivt nyttjande av vårdens resurser.
Lösning
System för automatiserad schemagenerering tar fram schemaförslag utifrån verksamhetens behov och förutsättningar. Systemen integreras vanligtvis med HR-, löne- och bemanningssystem och använder optimeringsmotorer, regelbaserade algoritmer och i vissa fall artificiell intelligens för att skapa optimerade schemaförslag. Schemaförslagen kan justeras och granskas av chef eller schemaläggare innan de fastställs. Om förutsättningarna förändras, exempelvis vid sjukfrånvaro eller ändrade bemanningsbehov, kan systemet snabbt generera ett nytt schemaförslag.
Systemen väger samman:
- verksamhetens bemanningsbehov
- arbetstidsregler och kollektivavtal
- kompetenskrav
- tillgänglig personal
- medarbetarnas önskemål.
Desto fler parametrar och krav systemet behöver ta hänsyn till desto mer utmanande blir det att generera ett fungerande schema. Erfarenheter från leverantörer och användare visar att ett arbete med att förenkla, standardisera och harmonisera regler och arbetssätt skapar bättre förutsättningar för en effektiv schemagenerering och ett mer enhetligt resultat mellan verksamheter. Ett framgångsrikt införande handlar därför lika mycket om verksamhetsutveckling som om teknik. Tydlig förändringsledning, en gemensam målbild och tidig involvering av chefer, schemaläggare och medarbetare är viktiga framgångsfaktorer.
Resultat
Erfarenheter från kommuner och regioner visar att automatiserad schemagenerering kan ge betydande nyttor för både verksamheten och medarbetarna. Lösningen kan bidra till:
- kraftigt minskad administration kring schemaläggning
- betydande tidsbesparingar – i vissa verksamheter upp till 80 procent
- bättre matchning mellan verksamhetens behov och tillgängliga personalresurser
- ökad regelefterlevnad genom att schemaförslagen följer arbetstidsregler och lokala regelverk
- minskade kostnader för övertid och hyrpersonal
- förbättrad arbetsmiljö och mer rättvisa, transparenta scheman
- mer tid för chefer att ägna sig åt ledarskap, verksamhetsutveckling och patientnära arbete
I verksamheter som kommit långt i införandet har scheman som tidigare tog flera veckor att ta fram kunnat färdigställas på en förmiddag.
Kostnad och investering
Införandet innebär kostnader för:
- upphandling av system
- projektledning och införande
- utbildning och förändringsledning
- integrationer
- licenser, drift och förvaltning.
Värde
Ett införande innebär betydande tidsbesparingar, i vissa fall upp till 80 procent. Frigjorda tid kan omfördelas till verksamhetsutveckling eller kliniskt arbete.
Med rätt indata kan systemet generera optimerade scheman som både kan minska övertid och behovet av hyrpersonal.
Systemet tar automatiskt hänsyn till arbetstidslagstiftning, kollektivavtal och lokala regler.
Så kommer du igång!
Dokument och länkar
Kontaktpersoner
Lösningen används även av följande organisationer
- Tjörns kommun (öppnas i ny flik)
- Region Östergötland
- Kalmar kommun
