Så skapade Luleå bättre skolmåltider inom samma budget
Luleå kommun har skapat ett arbetssätt där elever och kökspersonal tillsammans utvecklar skolmåltiderna samtidigt som matsvinnet minskar.
Måltidsresan ger elever större inflytande över skolmaten samtidigt som matsvinnet minskar och tid frigörs i verksamheten. Kan man skapa hållbar och näringsriktig skolmat som barn och elever vill äta med en budget på 12 kronor per portion? Luleå kommun har visat att det är möjligt. Genom att kombinera ett tillitsbaserat arbetssätt med automatisering av administrativa uppgifter har kommunen ökat elevernas delaktighet, minskat matsvinnet och frigjort tid för utveckling av måltidsverksamheten.
Återanvändbarhet
Komplexitet: medel
Detaljer
År 2022 visade en lokal uppföljning av ungdomspolitiken i Luleå kommun att många ungdomar var missnöjda med skolmaten. Mer än 40 procent av eleverna i årskurs 8 och gymnasiets år 2 uppgav att de hoppade över skollunchen minst en gång i veckan. Samtidigt upplevde endast 10 procent att de hade möjlighet att påverka vilken mat som serverades.
När elever inte äter under skoldagen kan det påverka både hälsa, välmående och skolresultat. Kommunen såg därför behov av att skapa större delaktighet och öka måltidernas attraktionskraft.
Samtidigt lade verksamheten mycket tid på administration. Chefer hanterade omkring 70 000 fakturor manuellt varje år, vilket tog tid från utvecklingsarbete och ledarskap. Luleå ville därför hitta nya arbetssätt som både stärkte måltidsverksamheten och effektiviserade stödfunktionerna
Lösning
Måltidsresan är en förändringsresa som kombinerar verksamhetsutveckling, elevinflytande och smart användning av teknik.
Grunden i arbetet är att flytta ansvar och beslut närmare verksamheten. Barn, elever och kökspersonal involveras i dialogen om vilka måltider som ska serveras. Genom ökad tillit och större handlingsutrymme kan köken anpassa arbetet efter lokala behov samtidigt som de håller sig inom budget och gällande regelverk.
Som stöd infördes också en funktion för automatisk attestering av fakturor i ekonomisystemet Raindance. Fakturorna kontrolleras mot ett regelverk och godkänns automatiskt när inga avvikelser upptäcks. Endast fakturor som kräver särskild granskning skickas vidare för manuell hantering.
För att minska matsvinnet började verksamheten dessutom mäta svinn dagligen. Resultaten används i dialogen mellan kök, skolor och elever för att anpassa menyer, inköp och portionsplanering.
Arbetssättet omfattar även samverkan mellan skolor, förskolor och kök. På flera håll deltar elever i odlingsprojekt där egenodlade grönsaker kan bli en del av skolmåltiderna.
Resultat
Måltidsresan har gett effekter inom flera områden.
Många kök rapporterar att de serverar mer mat än tidigare. Barn och elever har fått större möjlighet att påverka menyn och delta i utvecklingen av måltidsverksamheten. Samarbetet mellan skolor, förskolor och kök har stärkts.
Kommunen har även skapat nya uppdrag som måltidsinspiratörer för att fortsätta utveckla verksamheten. Arbetssättet har dessutom gjort det lättare att attrahera personer med erfarenhet från restaurangbranschen som vill arbeta med måltider och samtidigt bidra till samhällsnytta.
Automatiseringen av fakturahanteringen har frigjort betydande tid. I dag hanteras cirka sex av sju fakturor automatiskt. Varje faktura beräknas tidigare ha tagit omkring tio minuter att kontrollera och attestera. Det motsvarar en tidsbesparing på cirka 60 veckor per år.
Kommunen har också minskat sina kostnader genom lägre matsvinn. Sedan de dagliga svinnmätningarna infördes i april 2023 har svinnet minskat med 25 procent, vilket motsvarar cirka 10 000 kilo mat på ett år. Den minskade mängden svinn innebär en kostnadsbesparing på omkring 280 000 kronor per år.
Resultaten visar att ökad matglädje, elevdelaktighet och hållbarhet kan gå hand i hand
Kostnad och investering
För att införa arbetssättet behövs samverkan mellan måltidsverksamhet, skolledning, ekonomi och systemförvaltning. En viktig förutsättning är ett ledarskap som ger handlingsutrymme till medarbetare nära verksamheten och som vågar pröva nya arbetssätt. För den tekniska delen av lösningen behöver ekonomisystemet ha stöd för automatisk attestering. I Luleås fall användes ekonomisystemet Raindance. Investeringskostnaden för den tekniska funktionen uppgick till cirka 60 000 kronor. Arbetet genomfördes tillsammans med CGI.
Värde
Cirka sex fakturor av sju går igenom med automatik och varje faktura tar tio minuter att kontrollera och attestera vilket motsvarar en besparing på 60 veckor per år.
Verksamheten har idag färre chefer som utför samma uppdrag.
Kostnadsbesparing på 280 000 kronor per år på grund av minskat svinn.
Sedan dagliga svinnmätningar infördes i april 2023 har svinnet minskat med 25 % vilket motsvarar 10 000 kg på ett år.
Resultatet har bidragit till både hållbarhet och ekonomisk effektivitet inom skolmåltiderna, vilket visar att hållbarhet och ökad matglädje går hand i hand.
Ökning med inköp av 3000 kg mer mat vilket innebär 13 000 kg mer mat i barnens magar på ett år.