Självservice för bokning av torgplats

Tidigare hanterades torgmarknaden till stor del manuellt. En handläggare ansvarade för kontakt med handlare, bokningar, avbokningar, betalningar och utplacering av marknadsstånd. Arbetet skedde via flera olika kanaler och krävde många individuella anpassningar. Uppdraget kopplat till marknaden behövde därför förflyttas och effektiviseras. Innan ansvarsfördelningen kunde ses över gjordes en genomlysning av processen för att tydliggöra behov och möjliga förbättringar.

Lösning

Kommunen har infört en digital e‑tjänst där handlare själva bokar, avbokar och betalar sin marknadsplats. Platserna är inmätta och visas i en kartlösning som liknar bokning av biobiljetter. Torgplatserna kan bokas för olika typer av försäljningar såväl enstaka tillfällen som under längre perioder till exempel för julgransförsäljnuing.

I lösningen ingår:

• Digital karta med alla marknadsplatser
• Möjlighet att se vilka platser som är bokade och vilket utbud som finns på andra platser
• Självservice för bokning, avbokning och betalning
• Minskad hantering via kassaterminal

Arbetssättet har också förändrats organisatoriskt. En tvärfunktionell grupp med sakkunniga, utvecklare, e‑tjänstsamordnare, Kungsbacka direkt och daglig verksamhet arbetade gemensamt med processkartläggning, omvärldsspaning och framtagande av ett nytt önskat läge. Som en del av förändringen har daglig verksamhet tagit över vissa uppgifter, till exempel kring skyltning, en torgvärd har anställts och e-tjänsten har vidareutvecklats.

Utvecklingen av e-tjänsten är ett fortsatt arbete efter kommunens arbete med Enklare ansökan för färdtjänst där man kunnat återanvända flera delar och erfarenheter. En uppdaterad analys för hantering av personuppgifter har genomförts där man till exempel undersökt så att surfplattan som kan användas inte lagrar några foton.

För människor som saknar bankID eller av andra skäl har svårt att boka själv med e-tjänst så går det att få hjälp av torgvärden på plats som guidar genom e-tjänsten i mobilen. Det är också möjligt att få hjälp av kommunens kontakcenter, Kungsbacka direkt, där det finns en läsplatta som går att låna och det är möjligt att bli guidad genom processen.

Resultat

Införandet av den digitala bokningen har lett till tydliga effektivitetsvinster i verksamheten. Administration kopplad till e‑tjänsten har minskat avsevärt, ett arbete som tidigare tog cirka fyra till fem timmar per månad tar i dag omkring 30 minuter. Det har frigjort tid för handläggare att arbeta med andra omställnings- och utvecklingsuppdrag och bidragit till ett mindre sårbart arbetssätt med färre manuella moment.

För handlarna har lösningen gjort bokningen både enklare och mer flexibel. Genom kartlösningen kan de själva välja rätt plats direkt och samtidigt se vilket utbud som finns på andra bokade platser. Det gör det lättare att undvika att stå bredvid liknande varor. Eftersom bokning, avbokning och betalning sker digitalt är handlarna inte längre beroende av att få kontakt med en handläggare och kan i stället invänta exempelvis väderförhållanden innan de bokar. Nästan alla betalningar sker nu digitalt, vilket innebär att användningen av kassaterminaler är mycket begränsad.

Även andra delar av organisationen har fått ett förenklat arbetssätt. Torgvärdens arbete har blivit mer överskådligt när handlare i större utsträckning väljer rätt plats från början. Daglig verksamhet har fått nya, meningsfulla arbetsuppgifter, bland annat kopplade till skyltning, vilket skapar delaktighet och värde även för den målgruppen. Kravet på att handlare ska boka sin plats i god tid har fungerat väl och har inte lett till några problem.