Enklare ansökan för parkeringstillstånd

Den tidigare processen var manuell och innebar flera steg där både invånare och handläggare behövde hantera fysisk dokumentation. Kortproduktionen skedde lokalt och krävde särskild utrustning på plats, vilket begränsade flexibiliteten i arbetet. Processen innebar mer administration och gjorde det svårare för invånaren att genomföra ansökan. Det fanns ett behov av en modern, tillgänglig och sammanhållen digital process som minskar den fysiska hanteringen och ökar kvaliteten i ärendeflödet.

Lösning

Organisationen har infört en helt digital ansökningsprocess för parkeringstillstånd för rörelsehindrade. Den sökande genomför hela ärendet i en e‑tjänst:

• tar ett foto som används på tillståndskortet
• fotograferar sin analoga signatur
• bifogar läkarintyg eller använder digital slussning från vården
• skickar in hela ansökan utan att behöva besöka kommunen

Handläggningen är digital från ansökan till beslut. Kortproduktion sker inte längre lokalt utan beställs i omgångar från en extern leverantör. Detta minskar beroendet av fysisk utrustning och frigör tid för handläggarna.

Utvecklingen av e-tjänsten är ett fortsatt arbete efter kommunens arbete med Enklare ansökan för färdtjänst där man kunnat återanvända flera delar och erfarenheter. En uppdaterad analys för hantering av personuppgifter har genomförts där man till exempel undersökt så att surfplattan som kan användas inte lagrar några foton. Lösningen är framtagen i medskapande tillsammans med Parkinsonföreningen.

Handläggaren handlägger ärendet i e-tjänsteplattformen OpenE och statusmarkeringar används för att både användare och kundcenter ska kunna följa status:

• Ansökan inkommen med medicinskt intyg bifogat – Ett ärende som kommer in med bifogat intyg vid ansökningstillfället landar i Open ePlatform med status Ansökan inkommen med medicinskt intyg bifogat. Integreras till Websolen-mappen (P:). Ansökan är då redo att handläggas.
• Ansökan inkommen, förfrågan skickad till vårdgivare för inhämtande av medicinskt intyg – Ett ärende som kommer in där användaren har bett om intyg via vårdgivaren ligger i statusen Ansökan inkommen, förfrågan skickad till vårdgivare för inhämtande av medicinskt intyg (genom Ekopost) så länge vi väntar på vårdgivarens svar. Har det gått över 60 arbetsdagar utan svar uppmärksammas detta via mail till handläggarna.
• Ansökan inkommen, medicinskt intyg inhämtat från vårdgivare – När en vårdgivare har fyllt i det medicinska intyget i e-tjänsten Medicinskt intyg färdtjänst byter ärendet med ansökan automatiskt status till Ansökan inkommen, medicinskt intyg inhämtat från vårdgivare. Integreras till Websolen-mappen (P:). Ansökan är då redo att handläggas.
• Beslutad – När ett ärende är beslutat sätts det i status Beslutad manuellt av handläggaren. Då startas nedräkningen för den automatiska gallringen i Open ePlatform. Gallring 90 dagar.

För människor som saknar bankID eller av andra skäl har svårt att hantera den digitala tjänsten är det också möjligt att få hjälp av kommunens kontakcenter, Kungsbacka direkt, där det finns en läsplatta som går att låna och det är möjligt att bli guidad genom processen.

Resultat

Invånare får en enklare och mer tillgänglig ansökningsprocess där både foto och signatur kan hanteras direkt i e‑tjänsten. Den digitala utformningen gör det möjligt att genomföra hela ansökan utan att behöva besöka kommunen samtidigt som kontaktcentret kan ge stöd genom hela processen.

För verksamheten innebär lösningen en effektivare handläggning med mindre administration. Det digitala flödet ger också bättre kvalitet i de underlag som används för kortproduktionen, vilket i sin tur minskar risken för fel och manuella justeringar. Den nya processen ger en ökad kapacitet med oförändrade resurser. Siffrorna i bilden nedan är ett nyckeltal från kommunen per inkommen ansökan och det går att se att kostnaderna minskar även när antalet ansökningar ökar med den uppdaterade processen.

Arbetsgivaren drar också nytta av ett modernt arbetssätt som stärker organisationens attraktivitet. Den minskade beroendeställningen till fysisk utrustning gör arbetsdagen mer flexibel, eftersom personal inte längre behöver hantera eller transportera utrustning eller vara på plats för att producera kort.