Kalmar såg ett behov hos verksamheterna av att få en bättre överblick och förståelse för ”hur det går”.

”Jag vill bara komma till jobbet och snabbt få en överblick av hur det går – lite som ett trafikljus.”
Marie, enhetschef

Arbetet med den automatiska uppföljningen har utgått ifrån behovet, och gjorts med ett ”utifrån och in-perspektiv” för att vara säker på att det skapas värde för de som kommunen är till för.

Lösning

Kalmar har tagit fram ett verktyg som ska göra det enkelt att löpande följa verksamheten resultat, utan att behöva ta fram statistik manuellt. Lösningen bygger på ett sammanhängande dataflöde från verksamhetssystem via ett datalager till ett visuellt beslutsstöd. Leverantören av verksamhetssystem tillhandahåller API:er som möjliggör åtkomst till data ur systemet. Arbetet med att bygga den automatiserade uppföljningen inleddes med att vi identifierade vilken information som var relevant att följa upp och visualisera. Utifrån detta gjordes en kartläggning där den önskade informationen kopplades till vilka uppgifter som finns tillgängliga via respektive API i verksamhetssystemet. På så sätt säkerställdes att uppföljningen baseras på korrekt, strukturerad och tillgänglig data från källsystemet.

Data hämtas löpande via API:er från verksamhetssystem utan manuell hantering. I datalagret struktureras, rensas och sorteras informationen så att rätt data används för uppföljning. Den kvalitetssäkrade informationen görs tillgänglig för analys och visas i Power BI. Uppföljningen visas som tydliga översikter som snabbt ger en bild av verksamhetens resultat.

Uppföljningen utgår från ett ”utifrån-och-in‑perspektiv”: Fokus ligger på vad som är viktigt för individen och vilka effekter stödinsatser faktiskt ger. Strukturerade uppgifter används för att möjliggöra jämförelser och lärande. Målet är att chefer och medarbetare snabbt ska kunna se läget just nu, men också följa trender över tid.

Resultat

Verktyget används inom flera verksamheter, här redovisas resultat för socialtjänsten.

Den automatiserade uppföljningen gör det möjligt att ta fram ett digitalt kunskapsstöd som ger en samlad och aktuell bild av hur socialförvaltningens verksamhet fungerar. Kunskapsstödet visar kvalitets- och effektivitetsmått i tydliga visualiseringar och ger ett helhetsperspektiv på hur våra processer fungerar i praktiken. Särskilt fokus ligger på att kunna besvara följande frågor:

• Hur väl möter vårt stöd behoven hos olika målgrupper?
• I vilken utsträckning leder insatserna till önskad effekt för individen?
• Hur effektiva är våra arbetssätt och processer?

Genom automatiserad uppföljning synliggörs aktuell och relevant information om:

• hur väl stödinsatser tillgodoser behov -hur individen utvecklas i relation till målet med insatsen
• hur arbetssätt och processer fungerar över tid

Detta skapar bättre förutsättningar för att:

• Fatta beslut baserade på fakta snarare än manuella sammanställningar och enskilda bedömningar.
• Bedriva en mer agil verksamhet som kan anpassas utifrån bästa tillgängliga kunskap.
• Styra och utveckla verksamheten med fokus på kvalitet och effekt.

Den automatiserade uppföljningen bidrar även till organisatoriska nyttor genom att:

• Minska manuellt uppföljningsarbete och frigöra tid i verksamheten
• Skapa ett gemensamt och systematiskt arbetssätt för uppföljning
• Stödja en kunskapsbaserad styrning på alla nivåer, från operativ verksamhet till ledning och nämnd

Sammantaget stärker den automatiserade uppföljningen förvaltningens förmåga att följa upp, analysera och förbättra verksamheten kontinuerligt, med individens behov och verksamhetens effekt i centrum.

Utmaningar

• Bra mått kan vara svåra att få ut.
• Kräver mycket olika kunskap och professioner för att bygga all kunskap ”in house”.
• Det tar längre tid än vad man tror…

Att tänka på för de minsta kommunerna

Kalmars lösning visar vad som är möjligt med ett långsiktigt och kommunövergripande utvecklingsarbete, men kräver både teknisk kompetens och resurser som inte alla kommuner har. Mindre kommuner har dessutom färre brukare, vilket påverkar vilka rapporter som är relevanta. För kommuner som vill ta steg i samma riktning finns därför färdiga uppföljnings- och rapportlösningar som kan användas för att komma en god bit på vägen, både i verksamhetssystem och via analysverktyg.