Specialiserade AI-assistenter effektiviserar planhandläggningen

Planhandläggning innebär att stora mängder information ska analyseras, sammanställas och bearbetas. Samrådsyttranden, planbeskrivningar, tjänsteutlåtanden och olika utredningar kräver omfattande manuellt arbete. För större planärenden kan det handla om hundratals inkomna yttranden som ska läsas, sorteras, sammanfattas och besvaras.

Samtidigt utvecklades användningen av generativa AI-verktyg snabbt. Många medarbetare såg möjligheter att effektivisera arbetsuppgifter, men användningen skedde ibland i AI-tjänster där organisationen saknade kontroll över hur information hanterades. Det innebar risker kopplade till personuppgifter, sekretess, informationssäkerhet och efterlevnad av lagstiftning.

Planavdelningen ville därför skapa ett gemensamt och säkert arbetssätt där medarbetare kunde använda AI-stöd inom ramen för organisationens krav på dataskydd, informationssäkerhet och kvalitet. Målet var att minska tiden som läggs på repetitiv textbearbetning och i stället frigöra resurser till analys, bedömningar och strategiskt arbete.

Lösning

Planavdelningen införde AI-plattformen Intric som en gemensam miljö för AI-stöd i verksamheten. Plattformen gör det möjligt att samla dokument, styrdokument, vägledningar och mallar i en gemensam kunskapsbas och utveckla specialiserade assistenter för olika delar av planprocessen.

Lösningen bygger på fyra delar:

• en gemensam AI-plattform med central administration och styrd åtkomst
• verksamhetsanpassade AI-assistenter
• en kunskapsbas med styrdokument, mallar och vägledningar
• rutiner för dataskydd, kvalitetssäkring och informationssäkerhet.

Planavdelningen har utvecklat flera specialiserade assistenter. Några exempel är:

• assistent för samrådsredogörelser och granskningsutlåtanden
• assistent för tjänsteutlåtanden
• assistent för planbeskrivningar och andra planhandlingar
• språkgranskning och textbearbetning
• kreativ assistent för idéutveckling och formuleringar.

Den mest omfattande nyttan finns i arbetet med samrådsredogörelser och granskningsutlåtanden.

Vid stora planprojekt kan assistenten bearbeta upp till flera hundra inkomna yttranden och ta fram ett omfattande utkast på kort tid. Det arbete som tidigare kunde ta veckor att sammanställa kan därmed påbörjas betydligt snabbare. Underlaget kvalitetssäkras därefter av handläggaren.

Kunskapsbasen använder en metod som innebär att assistenterna söker information i organisationens egna dokument när de formulerar svar. På så sätt utgår förslagen från lokala styrdokument, vägledningar och arbetssätt.

Arbetssättet bygger på att AI fungerar som ett språk- och strukturstöd. Verktyget tar fram utkast, sammanfattningar eller textförslag, medan handläggaren ansvarar för bedömningar, avvägningar och det slutliga innehållet. Alla AI-genererade texter granskas innan de används i ett ärende.

För att hantera dataskyddsfrågor arbetar planavdelningen med tydliga rutiner för vilken information som får användas i olika modeller. Personuppgifter får inte användas i externa modeller, känslig information behöver bedömas och material maskas vid behov innan det bearbetas.

Resultat

AI-stödet har fått ett brett genomslag inom planavdelningen och används numera i flera delar av planprocessen. En användarundersökning med 40 respondenter visar att åtta av tio medarbetare har provat verktyget och att 60 procent använder det minst en gång i veckan.
Undersökningen visar också att:

• 63 procent upplever betydande tidsbesparingar
• 80 procent uppger att verktyget sparar tid
• 82 procent är nöjda med kvaliteten på de AI-genererade texterna.

De vanligaste användningsområdena är:

• sammanfattning av samrådsyttranden och granskningsutlåtande
• språkgranskning av egna texter
• stöd vid formulering av ställningstaganden
• hjälp till att ta fram tjänsteutlåtanden
• informationssökning i kunskapsbasen.

En viktig effekt är att handläggare kan lägga mindre tid på rutinmässig textbearbetning och mer tid på analys, avvägningar och dialog. Även chefer och andra granskare påverkas positivt eftersom underlagen ofta blir mer strukturerade och språkligt bearbetade innan de går vidare i processen.

Samtidigt visar erfarenheterna att AI inte ersätter kompetens och professionella bedömningar. Hallucinationer, det vill säga att modellen genererar felaktig information, förekommer och gör att manuell granskning alltid behövs. Därför betraktas AI-stödet som ett verktyg för att ta fram ett första utkast snarare än ett beslutsstöd.

Kostnad och investering

För att införa liknande lösningar behövs:

• en AI-plattform som uppfyller organisationens krav på informationssäkerhet
• tydliga riktlinjer för dataskydd och användning
• utbildning och stöd till användare
• en kunskapsbas med relevanta styrdokument och mallar
• resurser för att utveckla och förvalta verksamhetsanpassade assistenter.

Kostnaderna påverkas bland annat av val av plattform, antal användare, behov av utbildning och omfattningen av det utvecklingsarbete som krävs för att bygga upp kunskapsbaser och assistenter.

Dokument och länkar

• Guide för att arbeta med Intric på planavdelningen (öppnas i ny flik)